Huishoudelijk regelement

Artikel 1. Algemeen

" Dit huishoudelijk reglement is een aanvulling op de statuten van de Stichting Regionale

Programmaraad 't Gooi en Omstreken. De definities zoals omschreven in Artikel 1 van

voornoemde statuten gelden eveneens voor dit reglement”.

Artikel 2. Taken en bevoegdheden

1. De voorzitter:

a. zit de vergadering voor;

b. hij of de secretaris is het aanspreekpunt voor de exploitanten;

c. hij of de secretaris onderhouden de externe relaties, waaronder begrepen media contacten;

d. bereidt eventueel samen met de secretaris de vergaderingen voor;

e. heeft afzonderlijke tekeningsbevoegdheid tot een bedrag van € 2.500 als het gaat om zaken die betrekking hebben op de dagelijkse gang van zaken en dienen ter uitvoering van een bestuursbesluit;

f. heeft met penningmeester of secretaris gezamenlijk een onbeperkte tekenbevoegdheid.

2. De penningmeester:

a. is verantwoordelijk voor een correcte administratie en bewaking van de financiën;

b. doet minimaal één maal per jaar, verslag van de financiële stand van zaken;

c. stelt voorafgaand aan een jaar een begroting op en legt deze ter goedkeuring voor aan het Algemeen Bestuur (AB);

d. stelt na afloop van elk jaar, doch voor 1 juli van het nieuwe jaar, een jaarafrekening op en legt de jaarrekening ter goedkeuring voor aan het algemeen bestuur en vervolgens na goedkeuring ter informatie aan de deelnemende gemeenten;

e. is verantwoordelijk voor de betalingen;

f. heeft na een afgegeven volmacht als bedoeld in artikel 9 lid 3 van de statuten een afzonderlijke tekeningsbevoegdheid tot een bedrag van € 2.500 euro als het gaat om zaken die betrekking hebben op de dagelijkse gang van zaken en dienen ter uitvoering van een bestuursbesluit;

g. heeft met de voorzitter, of bij ontstentenis of belet van de voorzitter met de secretaris, gezamenlijk een onbeperkte tekenbevoegdheid.

3. De secretaris:

a. is verantwoordelijk voor het (laten) maken van de notulen;

b. stuurt (indien beschikbaar) de administratieve ondersteuning aan;

c. is verantwoordelijk voor alle uitgaande correspondentie;

d. beantwoord in principe alle reacties en vragen van kijker en luisteraars

e. bereidt (samen met de voorzitter) de vergaderingen voor en stelt de agenda op;

f. stelt na afloop van een jaar, doch voor 1 juli van het nieuwe jaar, een inhoudelijk jaarverslag op en overlegt dit jaarverslag ter goedkeuring voor aan het A B.

g. is verantwoordelijk voor het bijhouden van een archief, met inachtneming van de voorgeschreven termijn van 7 jaar op grond van e wet.

h. heeft afzonderlijke tekenbevoegdheid tot een bedrag van € 2.500 als het gaat om zaken die betrekking hebben op de dagelijkse gang van zaken en dienen ter uitvoering van een bestuursbesluit;

i. heeft met de voorzitter of, bij ontstentenis of belet van de voorzitter met de penningmeester, gezamenlijk een onbeperkte tekenbevoegdheid;

4. De vice-voorzitter:

a. vervangt de voorzitter bij afwezigheid en neemt voorzover noodzakelijk de taken van de voorzitter over;

b. is verantwoordelijk voor het naleven van procedures, zoals vastgelegd in de statuten, dit reglement en afgesloten overeenkomsten.

5. De voorzitter, de vice-voorzitter, de secretaris en de penningmeester vormen samen het

Dagelijks Bestuur (DB).

Vergaderingen van het DB zijn niet openbaar.

6. De algemene bestuursleden:

Kunnen ad hoc taken krijgen toegewezen waarvoor zij verantwoordelijk worden gesteld. Zie ook artikel 10.

Artikel 3. Rooster van aftreden

De leden van het AB hebben zitting voor vier jaar Elk lid treedt steeds af na vier jaar maar is wederom terstond herkiesbaar voor vier jaar.

De herbenoeming gebeurt door de respectievelijke gemeenteraden.

Het DB kan in overleg met het AB een rooster van aftreden vaststellen, zodanig dat periodiek leden van het AB aftreden zodat er ruimte is om nieuwe leden te benoemen.

In de mediawet is vastgelegd dat de leden niet langer dan 2x 4 jaar lid mogen zijn van een programmaraad.

Artikel 4. Administratie

De administratie wordt gevoerd door de secretaris. De secretaris mag zich hierbij (als de financiële middelen dit toelaten) laten ondersteunen door een secretariaat. Dit secretariaat verzorgt dan onder verantwoordelijkheid van de secretaris:

a. het opstellen van de notulen;

b. het uitwerken en verzenden van uitgaande post;

c. het beantwoorden van vragen van kijkers en luisteraars;

d. het administreren van inkomende post;

e. bijhouden van een adressenbestand en een archief;

f. verzenden van vergaderstukken aan de leden van het AB

g. beantwoorden van telefonische vragen met betrekking tot procedures en besluiten en maakt gespreksnotities van telefoongesprekken;

h. het beheren en aanvullen van kantoorartikelen.

Artikel 5: Informatie

a. De informatie die de programmaraad van derden ontvangt, is vertrouwelijk tenzij met inachtneming van artikel 10 van de Wet openbaarheid bestuur, anders wordt beslist.

b. De notulen van de vergaderingen van het Algemeen Bestuur zijn openbaar tenzij met inachtneming van artikel 10 van de Wet openbaarheid bestuur, anders wordt beslist.

c. Het uitgebrachte (pré-)advies wordt na toezending aan de exploitanten openbaar gemaakt Hiertoe wordt het verzonden aan de pers, gemeenten en op de website geplaatst. (Zie artikel 6)

d. Indien een beroep wordt gedaan op de Programmaraad en gevraagd wordt om informatie over de inhoud van het advies, de totstandkoming daarvan en gerelateerde zaken, is het noodzakelijk dat duidelijkheid bestaat omtrent het al dan niet verstrekken van informatie. Om deze duidelijkheid te creëren, wordt een aantal categorieën onderscheiden. Per categorie wordt aangegeven of de informatieverstrekking voor het publiek al dan niet plaatsvindt.

Categorie l: Informatie die verstrekt moet worden op basis van wettelijke regelingen.

Voorbeelden hiervan zijn: het (pré-)advies van de programmaraad, wetgeving en statuten.

Categorie II: Informatie die vrijwillig wordt verstrekt om tegemoet te komen aan de informatiebehoefte van geïnteresseerden. Het wordt van belang geacht om een grote mate van openbaarheid te betrachten omtrent het advies en de totstandkoming ervan. Deze categorie omvat informatie van algemene aard. Voorbeelden zijn informatiebrochures van zenderaanbieders, de Programmanota. resultaten van kijk- en luisteronderzoeken en andere algemene achtergrondinformatie.

Categorie III: Informatie die naar aard én strekking vertrouwelijk is. Voorbeelden zijn de brieven van de abonnees, brieven van de exploitanten en de gemeenten met vertrouwelijke informatie.

De bovenstaande indeling van informatiebronnen wordt gehanteerd als algemene richtlijn. Uitzonderingen kunnen te allen tijde worden gemaakt. De programmaraad neemt daartoe een beslissing.

Bij onvoldoende financiële middelen kan voor de informatie de kostprijs en de verzendkosten berekend worden . Bij te omvangrijke aanvragen van informatie is het mogelijk om inzage te krijgen tijdens de door de programmaraad vastgestelde tijden.

Artikel 6: Adviestraject

Het te volgen adviestraject wordt jaarlijks vastgesteld.

De RPGO brengt één keer per jaar een TV advies uit en één keer per jaar een radio advies uit. De procedure is als volgt:

• De door het AB benoemde TV- en radiocommissie maken een voorstel welke TV en radio zenders een presentatie over hun programma zullen houden. Criteria hiervoor zijn:

- nieuwe zenders die voldoende interessant zijn om uit te nodigen

- reeds op de kabel aanwezige zenders die hun format gewijzigd hebben

- nieuwe ontwikkelingen in medialand, die invloed hebben op bepaalde zenders

• Het voorstel van de TV- en radiocommissie worden in de plenaire vergadering van de programmaraad besproken en goedgekeurd.

• Naar aanleiding van de presentaties stelt de TV-c.q de radiocommissie een concept pré-advies op.

• Het concept pré-advies wordt vervolgens in de RPGO besproken en na te zijn goedgekeurd als pré-advies aan de onder artikel 5 c genoemde belanghebbenden verstuurd en op de website geplaatst.

• De kijkers/luisteraars hebben vervolgens 6 weken de tijd op het pré-advies TV c.q. radio te reageren.

• Afhankelijk van de aard en de hoeveelheid reacties van de kijkers c.q. luisteraars worden de reactie door de TV c.q. radiocommissie in het uit te brengen advies verwerkt.

• Het concept definitieve TV c.q. radio advies wordt vervolgens ter goedkeuring aan het AB voorgelegd.

• Na goedkeuring wordt het definitieve TV c.q. radio advies aan de onder artikel 5c belanghebbenden verstuurd en op de web-site geplaatst

Artikel 7: Vergoedingen aan de leden van het DB en AB

De leden van het AB ontvangen een onkostenvergoeding per bijgewoonde vergadering. Deze wordt elk kwartaal uitgekeerd en is vastgesteld op € 125 voor leden van het Dagelijks Bestuur (DB) en € 100 voor de overige bestuursleden. De penningmeester kan afhankelijk van de financiële situatie deze bedragen aanpassen.

Artikel 8: Agenda voor de vergaderingen van het AB

a. De agenda wordt opgesteld door de secretaris (eventueel in overleg met de voorzitter).

Agendapunten kunnen door de overige bestuursleden worden ingediend tot 7 dagen voor de vergadering.

b. De agenda wordt uiterlijk een week voor de vergaderdatum verstuurd. In het geval dat een agendapunt een voorstel betreft van een van de bestuursleden , dient dit minimaal 10 dagen voor de vergadering een schriftelijk conceptvoorstel aan het secretariaat te worden gestuurd, zodat het secretariaat het stuk kan vermenigvuldigen en mee kan sturen met de agenda.

c. Ieder lid heeft het recht voorstellen aan het Algemeen Bestuur te doen, die buiten de agenda vallen. Een dergelijk voorstel moet schriftelijk bij de secretaris worden ingediend. Op voorstel van het Dagelijks Bestuur beslist het Algemeen Bestuur of het voorstel voor kennisgeving wordt aangenomen, direct in behandeling wordt genomen, of om advies in de handen van het Dagelijks Bestuur wordt gesteld. Indien besloten wordt tot het direct in behandeling nemen van het voorstel, vindt behandeling van het voorstel plaats, nadat alle op de agenda voorkomende onderwerpen zijn behandeld.

d. De agenda bevat minimaal de volgende punten:

-notulen vorige vergadering

-ingekomen post

-inventarisatie van toe te voegen agendapunten.

Artikel 9: Wijziging van het Huishoudelijk Reglement

Het Huishoudelijk Reglement kan gewijzigd worden in een vergadering waarin tenminste 70% van de leden van het Algemeen Bestuur aanwezig zijn. Een gewone meerderheid van stemmen is voldoende om het Huishoudelijk Reglement te wijzigen.

Artikel 10: Commissies en werkgroepen

a. Een commissie of werkgroep als bedoeld in artikel 12 van de statuten wordt door het AB ingesteld en benoemd. Het AB omschrijft de taken en bevoegdheden en bepaalt binnen welke termijn de werkzaamheden van de commissie/werkgroep moeten zijn voltooid en op welke tijdstippen (tussen)rapportage dient te geschieden.

Een commissie bestaat uit tenminste 1 lid van het AB en kan worden aangevuld met commissieleden die geen lid zijn van het AB.

Ook belangstellende buitenstaanders kunnen lid zijn van een commissie.

b. Er kunnen 2 soorten commissies/werkgroepen worden ingesteld:

• Commissie/werkgroepen ter voorbereiding van de besluitvorming binnen het AB zoals de TV- en radio commissie.;

• Bijzondere Commissies/werkgroepen, waarvoor aparte reglementen zullen worden opgesteld door het AB. De sollicitatiecommissie is een bijzondere commissie, die met name het gestelde in artikel 8, lid 2 en 4 van de statuten als uitgangspunt dient te nemen.

c. Iedere commissie/werkgroep wijst uit haar midden een voorzitter en een secretaris aan. Een vergadering vindt plaats op initiatief van de voorzitter of tenminste 1/3 van de commissieleden.

d. Besluiten in de commissie/werkgroep worden bij gewone meerderheid van de aanwezigen genomen. Bij het staken van de stemmen beslist de voorzitter van de commissie of werkgroep.

e. Elke commissie/werkgroep wordt benoemd c.q. ontslagen door het AB.

Slotbepaling

In alle gevallen waarin dit Huishoudelijk Reglement niet voorziet, beslist het AB.

Aldus opnieuw vastgesteld in de vergadering van 31 maart 2009.

De voorzitter; De secretaris;